WhatsApp Chatbot: Otomatik Cevap, Randevu ve Canlı Temsilciye Aktarım

Hizmet

WhatsApp chatbot, şablon mesaj ve reklam entegrasyonu kurulumu

Ajans

Reklam Time 360

Merkez

Esenyurt, İstanbul. İstanbul geneli ve Türkiye genelinde uzaktan hizmet.

Çalışma saatleri

Her gün 09:00–21:00

Telefon

0535 596 78 27

WhatsApp chatbot nedir?

Kısa cevap: WhatsApp chatbot, işletmenizin WhatsApp numarasına gelen mesajlara önceden kurgulanmış akışlarla veya yapay zekâ destekli cevaplarla otomatik yanıt veren, gerektiğinde konuşmayı bir çalışana aktaran sistemdir.

Müşteri "fiyat ne kadar", "yarın müsait misiniz", "adresiniz nerede" diye yazdığında aynı cevabı on kez elle yazmak yerine bot ilk cevabı verir, gerekli bilgiyi sorar ve konuşmayı düzenli biçimde ekibinize bırakır. Gece gelen mesaj sabaha kadar cevapsız kalmaz.

Böyle bir sistem iki parçadan oluşur: mesajları alıp gönderen WhatsApp Business Platform bağlantısı ve hangi soruya ne cevap verileceğini belirleyen akış ya da yapay zekâ katmanı. İkisi de sizin işletme hesabınıza bağlanır.

WhatsApp Business uygulaması ile WhatsApp Business Platform (API) farkı nedir?

Kısa cevap: Business uygulaması telefondan elle yazışmak için tasarlanmıştır; WhatsApp Business Platform ise yazılımla bağlanan, otomasyon ve chatbot kurmaya imkân veren API altyapısıdır. Gerçek bir chatbot için Platform gerekir.

Mevcut numaranızı kaybetmeden geçiş de mümkündür. Meta'nın "coexistence" (birlikte kullanım) yöntemiyle Business uygulamasındaki numara, bir çözüm ortağı üzerinden Cloud API'ye bağlanabilir; uygulama 2.24.17 veya üstü olmalıdır. Bu durumda uygulamada bazı özellikler değişir: örneğin toplu yayın listeleri kapanır, bire bir sohbetlerde süreli mesajlar ve canlı konum devre dışı kalır. Geçmiş 180 günlük sohbetler senkronize edilebilir. Hangi yolun size uygun olduğunu kuruluma başlamadan konuşuruz.

WhatsApp chatbot neler yapabilir?

Kısa cevap: Sık sorulan soruları cevaplar, randevu ve fiyat talebi toplar, müşteriyi doğru departmana yönlendirir ve gerektiğinde konuşmayı canlı temsilciye aktarır.

WhatsApp'ın İşletme Mesajlaşma Politikası, otomasyon kullanan işletmelerin hızlı, açık ve doğrudan bir yükseltme yolu sunmasını ister. Bu yol sohbet içinde canlı temsilciye aktarım olabileceği gibi telefon numarası, e-posta, web destek sayfası veya mağaza ziyareti de olabilir. Kurduğumuz her bot akışında "temsilciyle görüşmek istiyorum" seçeneği bulunur.

Yapay zekâ destekli WhatsApp chatbot nasıl çalışır?

Kısa cevap: Sabit menüler yerine müşterinin serbest yazdığı soruyu anlayıp, sizin onayladığınız bilgi kaynağına dayanarak cevap taslağı üretir. Bilgi kaynağında olmayan bir şeyi uydurmaması için sınırları baştan çizilir.

Klasik bir chatbot "1'e basın, 2'ye basın" mantığıyla çalışır; kurması kolaydır ama müşteri menü dışına çıktığında takılır. Yapay zekâ destekli bot ise "cumartesi öğleden sonra gelsem olur mu" gibi doğal cümleleri anlar. İki yaklaşımı birlikte kullanmak çoğu işletme için en sağlıklısıdır: randevu ve fiyat talebi gibi yapılandırılmış işler menüyle, serbest sorular yapay zekâ ile cevaplanır.

• Bilgi kaynağı: Hizmet listesi, çalışma saatleri, adres, iade koşulları ve sık sorulan sorular tek bir onaylı belgede toplanır. Bot sadece buna dayanarak cevap verir.
• Sınırlar: Fiyat, stok, sağlık veya hukuk gibi yanlış cevabın zarar vereceği konularda bot kesin bilgi vermez; temsilciye aktarır.
• İnsan onayı: İlk haftalarda botun cevapları örneklem olarak okunur, hatalı cevap veren konu bilgi kaynağına eklenir veya botun kapsamından çıkarılır.
• Kayıt: Hangi soruların bota sorulduğu raporlanır; bu liste sitenizdeki sık sorulan sorular bölümünü de besler.

Yapay zekâ katmanı WhatsApp ile sınırlı değildir. Aynı mantıkla form, CRM ve raporlama işlerini de otomatikleştirebilirsiniz; bunu yapay zekâ otomasyonu sayfamızda anlattık.

WhatsApp'ın platform kuralları zaman zaman güncelleniyor. Yapay zekâ ile çalışan bir botu yayına almadan önce güncel WhatsApp İşletme Mesajlaşma Politikası'nı ve Business Solution koşullarını kontrol ediyoruz; botun işletmenizin kendi hizmetine odaklı kalmasını sağlıyoruz.

WhatsApp mesaj ücretleri nasıl hesaplanır?

Kısa cevap: Meta, 1 Temmuz 2025'ten bu yana WhatsApp Business Platform'da mesaj başına ücretlendirme uygular. Ücret, şablonun kategorisine (pazarlama, hizmet bildirimi, kimlik doğrulama), alıcının ülke koduna ve aylık hacim kademesine göre değişir.

Meta, hizmet bildirimi ve kimlik doğrulama mesajlarında aylık hacme göre daha düşük birim fiyat kademeleri uygular; kademeler her ay sıfırlanır. Güncel birim fiyatlar ülkeye göre Meta'nın fiyat tablosunda yayınlanır ve değişebildiği için sayfamıza sabit rakam yazmıyoruz. Teklifte sizin mesaj hacminize göre "örnek hesap" çıkarırız.

Bu ücretler Meta'ya ödenir ve ajans ücretinden ayrıdır. Chatbot kurulum ve bakım ücretimiz ise kapsama göre yazılı teklifle belirlenir.

Şablon mesaj onayı nasıl alınır?

Kısa cevap: İşletmenin başlattığı her mesaj için önce bir şablon oluşturulur, kategorisi seçilir ve Meta'nın incelemesine gönderilir. İnceleme sonucunda şablon APPROVED (onaylandı) veya REJECTED (reddedildi) durumuna geçer.

Meta, her yeni veya düzenlenmiş şablonun içeriğini inceler ve seçtiğiniz kategoriyi doğrular. Kategori konusunda Meta farklı düşünürse şablon reddedilmiş olarak oluşturulur. Onaylanmış bir şablonun kategorisi sonradan değiştirilemez; bu yüzden "kampanya" içeren bir metni hizmet bildirimi olarak göndermeye çalışmak işe yaramaz.

• Açık ve kısa metin: Şablonun ne için kullanılacağı ilk cümleden anlaşılmalıdır.
• Değişkenler: Müşteri adı, tarih, sipariş numarası gibi alanlar {{1}}, {{2}} biçiminde yazılır ve örnek değerle gönderilir.
• Doğru kategori: Pazarlama içeriği pazarlama şablonuyla, randevu hatırlatması hizmet bildirimi şablonuyla gönderilir.
• Çıkış yolu: Pazarlama mesajlarında müşterinin bu mesajları durdurabileceği açıkça belirtilir.

Meta'nın şablon durumları arasında duraklatılmış (PAUSED) durumu da bulunur; şikâyet ve engelleme alan mesajlar hesabın kalitesini düşürür. Bu yüzden ilk gönderimleri küçük bir izinli listeyle yapar, engelleme ve şikâyet oranını izleriz.

WhatsApp'ta izin (opt-in) kuralları nelerdir?

Kısa cevap: İşletme, mesaj göndermeden önce kişiden WhatsApp üzerinden mesaj almayı kabul ettiğine dair izin almalıdır. İzin metninde işletmenin adı ve kişinin WhatsApp üzerinden mesaj alacağı açıkça yazmalıdır.

Meta'nın belgelerine göre izin web sitesinde, SMS ile, WhatsApp sohbeti içinde, telefonla sesli yanıt sisteminde veya yüz yüze ve kâğıt üzerinde alınabilir. Sipariş bildirimi ve kampanya gibi mesaj türleri için ayrı ayrı izin alınması önerilir; böylece müşteri ne alacağını bilir.

• Kişi WhatsApp içinde veya dışında mesajları durdurmak istediğinde bu talebe uyulur.
• Hangi mesaj türünden nasıl çıkılacağı açıkça anlatılır.
• Kullanıcılar işletmeyi engelleyebilir veya şikâyet edebilir; kalite uzun süre düşük kalırsa Meta gönderim sınırı uygulayabilir.

Satın alınmış numara listesine mesaj göndermiyoruz. Bu hem politikaya aykırıdır hem de numaranın kalitesini düşürüp asıl müşterilerinize ulaşmanızı zorlaştırır.

Chatbot kullanırken KVKK açısından nelere dikkat edilmeli?

Kısa cevap: Bot üzerinden toplanan ad, telefon ve talep bilgileri kişisel veridir. Aydınlatma metni hazır olmalı, sadece gereken bilgi istenmeli, kayıtların kimde ve ne kadar süre tutulacağı belli olmalıdır.

• Aydınlatma: Botun ilk mesajında veya profil açıklamasında gizlilik metninize bağlantı verilir.
• Veri azaltma: Randevu için gerekmeyen kimlik numarası, sağlık bilgisi gibi veriler bot üzerinden istenmez.
• Erişim: Konuşma kayıtlarına sadece yetkili çalışanlar erişir; çözüm ortağı ve yapay zekâ sağlayıcısıyla veri işleme koşulları yazılı olmalıdır.
• Pazarlama mesajları: Kampanya içerikli mesajlar için ticari elektronik ileti mevzuatı ve İYS yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.
• Hukuki görüş: Metinlerinizin uygunluğu için avukatınıza danışın; biz teknik kurulumu ve akışı yaparız.

WhatsApp Business hesabı ve Meta iş hesabı sizin adınıza açılır; veri sizindir. Ajans olarak yönetici erişimiyle çalışırız.

WhatsApp chatbot kurulumu nasıl yapılır?

Kısa cevap: Keşif görüşmesi, numara ve hesap hazırlığı, akış tasarımı, şablon onayı, bot kurulumu, test ve yayın, ardından izleme. Basit bir SSS ve randevu botu genellikle birkaç hafta içinde yayına alınır; kesin takvim teklifte yazılır.

1. Keşif

   Hangi soruların en sık geldiğine, mesajların hangi saatlerde yoğunlaştığına ve kimin cevap verdiğine bakarız. Hedef tek cümleyle yazılır: örneğin "gece gelen randevu taleplerini kaçırmamak".

2. Numara ve hesap

   Meta iş hesabı ve WhatsApp Business hesabı sizin adınıza hazırlanır. Mevcut numaranızla birlikte kullanım mı, yeni numara mı seçileceği bu aşamada kararlaştırılır.

3. Akış ve bilgi kaynağı

   Karşılama mesajı, menü seçenekleri, toplanacak bilgiler ve temsilciye aktarım kuralları bir şema halinde onayınıza sunulur. Yapay zekâ kullanılacaksa onaylı bilgi belgesi hazırlanır.

4. Şablon onayı

   Randevu hatırlatması, teklif bildirimi gibi işletmenin başlatacağı mesajlar için şablonlar yazılır ve Meta incelemesine gönderilir.

5. Kurulum ve entegrasyon

   Bot, Cloud API'ye bağlanır; gerekirse takvim, CRM veya e-tablo ile ilişkilendirilir. Temsilcilerin konuşmayı devralacağı ekran ayarlanır.

6. Test ve yayın

   Ekibinizle gerçek senaryolar denenir: yanlış yazılmış sorular, menü dışı talepler, gece mesajları. Sorun kalmadığında yayına alınır.

7. İzleme

   İlk haftalarda cevaplanamayan sorular, aktarım oranı ve şablon kalitesi takip edilir; akış ve bilgi kaynağı güncellenir.

Click-to-WhatsApp reklamları chatbot ile nasıl birleşir?

Kısa cevap: Facebook ve Instagram'daki "WhatsApp'a mesaj gönder" reklamına tıklayan kişi doğrudan sohbete düşer, WhatsApp chatbot ilk cevabı verir ve gerekli bilgiyi toplar. Bu yolla başlayan konuşmalarda 72 saatlik ücretsiz pencere açılır.

Reklamdan gelen kişi ilk birkaç dakikada cevap alamazsa ilgisini kaybeder. Bot, reklamdaki teklife uygun bir karşılama mesajıyla başlar; örneğin "Kampanya fiyatı için ilçenizi ve hizmet türünü yazar mısınız?" Bilgiler toplandığında konuşma satış ekibinize geçer.

• Ölçüm: Click-to-WhatsApp reklamından başlayan konuşmada gelen webhook'ta ctwa_clid adlı tıklama kimliği bulunur. Bu kimlik saklanır ve satış gerçekleşince Conversions API for Business Messaging ile Meta'ya bildirilir. Böylece reklam, sohbette kapanan satışa göre optimize edilebilir.
• Teklif uyumu: Reklam metni ile botun karşılama mesajı aynı teklifi anlatmalıdır.
• Hız: Mesaj yoğunluğu çalışma saatleri dışına taşıyorsa bot en çok bu reklamlarda fark yaratır.

Sitenizdeki satışları da ölçmek istiyorsanız Meta dönüşüm API kurulumu sayfamıza bakın. Reklam tarafını Meta reklam ajansı ve Instagram ve Meta reklam ajansı sayfalarında anlattık.

WhatsApp chatbot ne zaman gerekmez?

Kısa cevap: Günde birkaç mesaj alıyor ve hepsine kısa sürede kendiniz cevap verebiliyorsanız, Business uygulamasının hızlı yanıtları ve uzakta mesajı yeterli olabilir.

• Mesajların çoğu kişiye özel danışmanlık gerektiriyorsa bot sadece karşılama yapar; büyük bir otomasyona gerek yoktur.
• Hizmet ve fiyat bilginiz henüz netleşmediyse bot yanlış bilgi verir; önce içerik netleştirilir.
• Müşterileriniz sizi WhatsApp'tan değil telefonla veya formla arıyorsa yatırımı oraya yapmak daha mantıklıdır; örneğin hızlı bir landing page tasarımı ile form akışı.
• Instagram mesajları daha yoğunsa önce sosyal medya yönetimi içinde mesaj yönetimi planlanabilir.

Hangi durumda olduğunuzu birlikte belirleriz. Gerekmeyen bir bot kurulumunu önermeyiz.

Sık sorulan sorular

WhatsApp Business uygulamasıyla chatbot kurulabilir mi?

Uygulamada karşılama ve uzakta mesajı, hızlı yanıtlar ve etiketler gibi temel araçlar vardır. Çok adımlı akış, yapay zekâ cevapları ve CRM bağlantısı için WhatsApp Business Platform (Cloud API) gerekir.

Mevcut WhatsApp numaramı kullanabilir miyim?

Çoğu durumda evet. Meta'nın birlikte kullanım yöntemiyle Business uygulamasındaki numara bir çözüm ortağı üzerinden Cloud API'ye bağlanabilir; bu durumda uygulamadaki bazı özellikler değişir. Yeni numara ile başlamak da mümkündür.

WhatsApp mesajları ücretli mi?

Meta 1 Temmuz 2025'ten beri mesaj başına ücretlendirme uygular. Müşteri yazdıktan sonraki 24 saat içindeki hizmet cevapları ücretsizdir; pazarlama, hizmet bildirimi ve kimlik doğrulama şablonları kategoriye ve ülkeye göre ücretlendirilir.

Bot yanlış cevap verirse ne olur?

Bot sadece onaylı bilgi kaynağına dayanarak cevap verecek şekilde sınırlandırılır; fiyat ve hassas konularda temsilciye aktarır. İlk haftalarda cevaplar okunur ve hatalı konular düzeltilir.

Kurulum ne kadar sürer?

Basit bir SSS ve randevu botu genellikle birkaç hafta içinde yayına alınır. Süreyi en çok şablon onayları, entegrasyon sayısı ve içerik hazırlığı belirler; kesin takvim yazılı teklifte yer alır.

Chatbot kurulum ücreti ne kadar?

Ücret akış sayısına, yapay zekâ kullanımına ve entegrasyonlara göre yazılı teklifle belirlenir. Şu an tüm hizmetlerde %40 indirim uygulanıyor. Meta'nın mesaj ücretleri ayrıca Meta'ya ödenir.

Kaynaklar

• Meta for Developers: WhatsApp Business Platform fiyatlandırması
• WhatsApp İşletme Mesajlaşma Politikası
• Meta for Developers: WhatsApp izin (opt-in) alma
• Meta for Developers: Conversions API for Business Messaging

WhatsApp chatbot akışınızı birlikte çizelim

Gelen mesajlarınıza bakıp botun hangi işleri üstlenmesi gerektiğini, hangi konuşmaların ekibinizde kalması gerektiğini söyleyelim; kapsam ve teslim tarihi yazılı gelir.

Tüm hizmetlerde %40 indirim

WhatsApp'tan yazın 0535 596 78 27'yi arayın

Reklam Time 360, Yalı Köşkü Sitesi, Barbaros Hayrettin Paşa Mah., 1996. Sk. No:21 D:2/A, 34515 Esenyurt/İstanbul · Her gün 09:00–21:00 · Haritada aç

Diğer sayfalar: Yapay zekâ otomasyonu · Meta reklam ajansı · Instagram ve Meta reklam ajansı · Sosyal medya yönetimi · Landing page tasarımı · Tüm hizmetlerimiz · İletişim